Undangan Rapat Via SMS Gratis

Jika sebuah gereja memiliki aktivitas dan program yang banyak, maka wajar jika frekuensi acara rapat cukup tinggi. Hal ini berkait dengan undangan yang disebar. Undangan biasanya menggunakan kertas, digandakan dengan mesin fotokopi dan diedarkan ke alamat calon peserta rapat.  Semuanya itu membutuhkan ongkos. Untuk satu lembar kertas fotokopi, dikenai biaya Rp. 150-200/lembar. Kemudian untuk mengedarkannya juga membutuhkan bahan bakar atau membayar ongkos kurir. Lalu bila dilihat dari sisi lingkungan hidup, kertas undangan juga ikut andil dalam penggundulan hutan. Untuk penggandaannya, undangan membutuhkan tenaga listrik yang pasokannya mulai terbatas. Lalu untuk mengantarkan undangan juga dibutuhkan bahan bakar fosil yang tidak terbarukan.

Demi penghematan dan kelestarian lingkungan, maka gereja perlu mengurangi penggunaan kertas undangan. Sebagai penggantinya, gereja dapat memanfaatkan layanan SMS gratis yang disediakan oleh google mail dan yahoomail. Gratis? Sebenarnya tidak murni gratis karena dibutuhkan sambungan internet. Namun mengingat hampir semua gereja di kota sudah memiliki sambungan internet, maka tak ada kendala untuk menggunakan aplikasi ini. Mulai bulan Agustus ini, GKI Klaten mulai meninggalkan undangan kertas dan menggantinya dengan SMS. Jika gereja Anda juga berminat melakukan hal yang serupa, berikut caranya.

Panduan

Berikut ini panduan menggunakan layanan SMS gratis untuk google mail. Langkah pertama tentu saja Anda harus memiliki akun google mail di www,gmail.com. Setelah itu, masukkan nama dan nomor HP orang-orang yang akan diundang ke dalam daftar kontak.

Gambar 1: Menambahkan kontak baru

Untuk mengirimkan SMS, ketik nama penerima pada kotak “Ngobrol,” maka akan muncul kotak pop-up

Pada bagian kanan kotak ini pilih “Kirim SMS.” Muncullak kotak obrolan. Anda bisa mengetik undangan pada kotak berita. Jumlah karakter maksimal dalam satu pengiriman bisa sampai 3x SMS, tapi dikurangi jumlah karakter untuk alamat email pengirim.

Gambar 2: Ketikkan nama penerima pada kotak "Ngobrol"

Untuk mengirimkan, cukup tekan enter, maka SMS terkirim ke nomor tujuan. Dalam satu hari, kita bisa mengirimkan maksimal 50 SMS. Bagaimana jika jatah sudah habis, tapi masih ada orang yang belum undangan?  Quota akan bertambah 5 SMS lagi jika ada satu orang yang membalas SMS ini. Hal ini berlaku kelipatannya namun jumlah maksimalnya dibatasi 50 SMS. Artinya, jika ada 10 nomor yang membalas SMS dari gmail ini, maka quota bertambah 50 SMS lagi.

Gambar 3: Kotak Obrolan

Penerima SMS ini tidak dikenai biaya tetapi jika membalas akan dikenai biaya sesuai tarif normal yang ditetapkan oleh operator seluler yang bersangkutan. Google mail tidak menarik biaya atas layanan ini. Untuk menghindari penyalahgunaan, maka google akan memblokir  jika pengiriman digunakan secara massal. Untuk menghindari pemblokiran, maka harus ada penerima kiriman yang membalas kiriman SMS itu.

Sayangnya belum semua operator seluler didukung oleh layanan ini. Google hanya mengirimkan SMS ke nomor milik Indosat (Mentari, IM3, Matrix) dan Telkomsel (Simpati, As dan Halo). Tapi Anda tidak usah cemas, karena yahoomail juga memberikan layanan serupa. Selain Indosat dan Telkomsel, Yahoo bisa mengirimkan SMS ke nomor Esia, XL, Fren, 3 (Three).

Untuk panduan mengirimkan SMS melalui yahoomail, silakan baca di sini

Plus-Minus

Seperti disampaikan di awal tulisan, keuntungan pemakaian SMS ini adalah penghematan dan lebih ramah lingkungan. Sedangkan kekurangannya sebagai berikut:

1. Layanan ini sangat tergantung pada koneksi internet. Pada gmail, jika koneksi buruk, maka fungsi pencarian kontak tidak bisa berfungsi.
2. Kita tidak bisa mengirimkan satu pesan kepada banyak nomor sekaligus. Mau tidak mau, kita harus membuka kotak obrolan satu-satu kemudian menyalin-rekat (copy paste) pesan pada tiap undangan.
3. Pada awalnya ada kemungkinan mendapat resistensi karena orang sudah puluhan tahun menerima undangan dalam bentuk tercetak. Masih ada anggapan bahwa undangan lewat SMS itu kurang sopan.

Tips: Jika frekuensi rapat di gereja memang sangat tinggi, maka gereja dapat membuat akun untuk masing-masing bidang/komisi. Misalnya ada akun email untuk Komisi Pendidikan, Komisi Kesehatan, Komisi Pemuda, Komisi Anak dll. Masing-masing akun ini dapat mengirimkan undangan sendiri-sendiri sesuai kebutuhan. Gampang ‘kan? Mau coba?